Persónuverndarstefna
I.
Almennt
Vefmiðlun ehf., kt. 591199-3749, Borgartúni 27, 105 Reykjavík, hér eftir nefnd Manor, er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Manor leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Manor safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
II.
Persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.
III.
Vinnsla persónuupplýsinga
Hjá Manor fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Fyrirtækið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.
Fyrirtækið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum með því að; að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti, að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi, að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er, að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur, að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á, að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.
IV.
Söfnun persónuupplýsinga
Í starfsemi Manor er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðsemjendur, viðskiptavini og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við. Þá annast Manor vörslu á persónugreinanlegum gögnum fyrir viðskiptavini sína sem jafnframt eru ábyrgðaraðilar á allri vinnslu þeirra gagna.
V.
Eðli persónuupplýsinga
Manor safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast fyrirtækið við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Manor safnar nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk, til dæmis upplýsingum um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, viðveru, laun og fleira. Einnig þarf Manor að halda til haga nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum, svo sem nafni og netfangi, um viðsemjendur og aðra þriðju aðila.
VI.
Tilgangur söfnunar persónuupplýsinga
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að geta efnt samningsskyldu við starfsmenn og viðsemjendur; að geta veitt viðskiptavinum umbeðna þjónustu, að geta gætt að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins og að uppfylla lagaskyldu þar sem það á við.
VII.
Lagagrundvöllur söfnunar persónuupplýsinga
Manor safnar og vinnur persónuupplýsingar á lagagrundvelli sem byggir á samþykki einstaklings, uppfylltri samningsskyldu, uppfylltri lagaskyldu og til þess að gæta að lögmætum hagsmunum félagsins.
VIII.
Uppruni persónuupplýsinga
Manor safnar persónuupplýsingum beint frá einstaklingum. Í þeim tilvikum sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila er leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um þá gagnaöflun og tilgang hennar.
IX.
Varsla persónuupplýsinga
Manor geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er að hafa þær undir höndum og að því loknu er persónuupplýsingum eytt með öruggum hætti.
X.
Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila
Manor miðlar persónuupplýsingum til þriðja aðila sem kann að vera ráðinn af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir Manor vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Manor um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.
Manor miðlar einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum.
XI.
Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið (EES)
Manor er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Manor gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
XII.
Réttindi hins skráða
Hafir hinn skráði veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga þá hefur hann rétt, samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018, til þess að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur hann einnig annarra réttinda, svo sem til aðgangs að sínum gögnum, til þess að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, til þess að persónuupplýsingum um sig verði eytt, til þess að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um sig og réttar til að flytja eigin gögn. Nefnd réttindi eru þó ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.
XIII.
Öryggi persónuupplýsinga
Manor hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að einungis þeir starfsmenn Manor sem nauðsynlega þurfa, svo sem vegna eðli starfs eða samningsskyldu við viðsemjendur, hafa aðgang að persónuupplýsingum.
XIV.
Samskipti varðandi persónuvernd
Allar fyrirspurnir til Manor vegna persónuverndar skulu beinast til félagsins í síma 546-8000, í tölvupósti til manor@manor.is eða með bréfapósti á Vefmiðlun ehf. (Manor), Borgartúni 27, 105 Reykjavík.
XV.
Réttur til kvörtunar
Tekið skal fram að hinn skráði hefur rétt skv. lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 til þess að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is) ef hann telur að vinnsla standist ekki lög og reglur.
XVI.
Samþykkt og endurskoðun
Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt af stjórn Manor þann 01.01.2022 og verður endurskoðuð árlega eða oftar ef þörf krefur.