Notendur Manor geta keppt innan stofunnar um árangur í tímaskráningum. Þeir geta séð hversu margir tímar þeirra voru skráðir samdægurs og vinnan var unnin og hvernig “samdægurs-prósentan” er á hverjum tíma. Það er eftirsóknarvert að vera í efstu sætum og því leggja sig allir fram um að hafa þetta í lagi. En til hvers?

Vandamálið

Margir lögmenn gefa tímaskráningum ekki sérstakan gaum og hafa lengi haft þann háttinn á að skrá tíma á föstudegi eða í lok mánaðar þegar gefa þarf út reikninga. Þá treysta þeir á eigið minni, dagbækur eða tölupóstsamskipti.

Skaðinn

Við könnuðum hegðun notenda fyrir og eftir upptöku Manor. Við skoðuðum einnig erlendar rannsóknir á skilvirkni tímaskráninga og veltum fyrir okkur hvort það sama gilti á Íslandi. Við lærðum eftirfarandi:

• Skráningar verða ónákvæmari eftir því sem frá líður
• Ónákvæmni varð oftar lögmanni í óhag - færri tímar skráðir en unnir voru
• Lýsing á vinnu varð ónákvæmari eftir því frá leið
• Erfitt varð að skýra viðskiptavini frá því hvað nákvæmlega var gert
• Símtöl vildu gleymast þegar frá leið
• Gleymska um selda fasta liði (þegar fast verð var á td. gerð tiltekins skjals)
• Mikill tími fór í að rifja upp hvað var gert á hverjum vinnudegi
• Sendir tölvupóstar eru slæmur mælikvarði á vinnuframlag
• Hver seldur tími sem tapast kostar lögmann að meðaltali um 19.000 kr.

Lausnin

Auðvelt sé að skrá tíma - Það þarf að vera eins einfalt að skrá tíma og hugsast getur. Ekkert má þvælast fyrir því verkefni. Enginn má hugsa með sér “ég nenni ekki að opna þetta kerfi” eða “það er vesen að skrá tíma í þessu kerfi” eða “ég nenni ekki að fara í excel skjalið mitt, búa til fleiri línur og byrja að skrá tíma”. Skráningin þarf að vera eins auðveld og að opna tölvupóst.

Allt sé skráð samdægurs - Best er að skrá alla tíma samdægurs. Þá er öllum í fersku minni hvað var gert, fyrir hvern, hvað það tók langan tíma, hvaða símtöl voru tekin, hverjir mættu á skrifstofuna, hvaða fundir voru haldnir o.s.frv. Það vilja allir skrá samdægurs og vita að það sé besta nálgunin - en hvernig er hægt að koma þeirri venju inn hjá öllum?

Keppni á milli starfsmanna - Það eru allir keppnismenn inn við beinið. Allir vilja standa sig vel og vera efstir á lista í samanburði við aðra. Í tímaskráningum geta allir náð efstu sætum svo lengi sem þeir skrá tíma sína alltaf samdægurs eða því sem næst. Í Manor er sérstök greining á frammistöðu starfsmanna. Á yfirlitsmynd hvers starfsmanns er prósentan hans sýnileg.

Skýr greining á árangri - Hér eru tvær myndir úr Manor sem sýna fyrst lista yfir starfsmenn og hvernig árangur þeirra skiptist. Næsta mynd sýnir svo hvernig aldursdreifing tímafærslna er á sama tíma.

Hvað getur þú gert í dag?

Fyrsta skrefið er að ákveða að bæta þessa hluti hjá stofunni eða sjálfum sér. Næsta skref er að taka upp vandað kerfi fyrir lögmenn. Við mælum þar með kerfinu okkar - Manor sem við höfum sérhannað með alla ofangreinda þætti í huga fyrir íslenska lögmenn. Lokaskrefið er svo að koma af stað réttu andrúmslofti á stofunni þar sem nákvæmni í tímaskráningum skiptir máli og það er eftirsóknarvert að vera í efsta sæti. Þessu má ná með einföldum verðlaunum í lok hverrar viku eða mánaðar.

Ps. Það kostar ekkert að hafa samband við okkur, kynnast Manor og heyra hvað við höfum lært af þjónustu við yfir 100 íslenska lögmenn. Hringdu í 546-8000 eða sendu okkur tölvupóst á manor@manor.is